Informace o zpracování osobních údajů

Účel a právní základ zpracování

Účelem a právním základem zpracování osobních údajů zaměstnanců (včetně bývalých zaměstnanců) a členů volených orgánů  RESPECT je zejména plnění zákonných povinností, které společnosti RESPECT plynou ze zákona č. 262/2006 Sb. zákoníku práce, zákona č. 90/2012 Sb. o obchodních korporacích, jakož i z dalších právních předpisů (zejména v oblasti zdravotního pojištění, nemocenského pojištění, sociálního zabezpečení a v oblasti daňové, jakož i v oblasti exekučního či insolvenčního řízení, vedení veřejných rejstříků apod.).

Výjimečně může RESPECT zpracovávat též údaje týkající se členství zaměstnanců v odborových organizacích anebo zdravotní údaje zaměstnanců (související zejména s posuzováním jejich způsobilosti k práci). V těchto případech je účelem zpracování naplnění povinností RESPECT vyplývajících z právních předpisů anebo určení či výkon právních nároků RESPECT. Právním základem zpracování je plnění povinností v oblasti pracovního práva, sociálního zabezpečení a sociální ochrany, v oblasti preventivního nebo pracovního lékařství (včetně posouzení pracovní schopnosti zaměstnance) nebo určení, výkon a obhajoba právních nároků zaměstnavatele.

Účelem a právním základem zpracování některých osobních údajů zaměstnanců (včetně bývalých zaměstnanců) a členů volených orgánů RESPECT je též řádné plnění smlouvy uzavřené mezi RESPECT a příslušným zaměstnancem či bývalým zaměstnancem či členem voleného orgánu (např. pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, smlouvy o odměňování, dohody o odpovědnosti, smlouvy o výkonu funkce apod.).

Účelem zpracování osobních údajů zaměstnanců a členů volených orgánů RESPECT, kterým byl svěřen firemní mobilní telefon anebo firemní automobil, je též řádné provozování a správa firemní sítě mobilních telefonů a firemní flotily služebních automobilů (včetně provozování GPS sledovacích systémů ve firemních automobilech). Právním základem zpracování těchto údajů je oprávněný zájem RESPECT na ochraně majetku, na řádné a efektivní správě firemních mobilních telefonů a automobil, jakož i na řádném výkaznictví pro daňové účely (např. vedení knihy jízd).  

Zpracování osobních údajů zaměstnanců pro jiné než shora uvedené účely je prováděno pouze na základě předchozího souhlasu zaměstnance s takovým zpracováním. Takto udělený souhlas je zaměstnanec oprávněn kdykoliv odvolat, čímž však není dotčena zákonnost zpracování založená na tomto souhlasu před jeho odvoláním.

Účelem zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání u RESPECT je řádné a efektivní vyhledávání vhodných kandidátů pro obsazení různých pracovních pozic u společnosti RESPECT. Právním základem zpracování těchto údajů je oprávněný zájem RESPECT na vyhledání co nejvhodnějších kandidátů pro konkrétní pracovní pozice.

Příjemci osobních údajů

Údaje zaměstnanců (včetně bývalých zaměstnanců) a členů volených orgánů RESPECT mohou být předávány v souvislosti s plněním zákonných povinností RESPECT následujícím příjemcům: Česká správa sociálního zabezpečení, orgány daňové správy, zdravotní pojišťovny, pojišťovny (při vyřizování nároků ze zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele), veřejné rejstříky, exekutorské úřady, insolvenční soudy, insolvenční správci, či další orgány veřejné správy ČR (v mezích jejich působnosti).

Zpracováním osobních údajů zaměstnanců (včetně bývalých zaměstnanců), uchazečů o zaměstnání i členů volených orgánů RESPECT mohou být pověřeni následující zpracovatelé: dodavatelé databázových či jiných informačních systémů používaných společností RESPECT, poskytovatelé datových úložišť, poskytovatelé archivačních služeb, poskytovatelé telekomunikačních služeb pro RESPECT (zejm. v souvislosti se zajišťováním provozu služebních mobilních telefonů), poskytovatelé služeb spočívajících ve vydávání a správě firemních karet pro čerpání pohonných hmot do služebních automobilů, poskytovatelé služeb spočívajících ve správě a monitorování provozu flotily služebních aut (včetně poskytovatelů GPS zařízení ve služebních vozech) apod.

Doba uložení osobních údajů

Osobní údaje zaměstnanců RESPECT (bývalých zaměstnanců) a členů volených orgánů RESPECT jsou zpracovávány po dobu trvání pracovněprávního vztahu k RESPECT a dále ještě po dobu, kdy mohou být uplatněna jakákoliv práva z těchto pracovněprávních/obchodněprávních vztahů vyplývající nebo s nimi související. Osobní údaje vtělené do dokumentů, pro které jsou zvláštními právními předpisy předepsány delší archivační doby, jsou uchovávány po takto stanovené delší archivační doby.

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání jsou uchovávány maximálně po dobu šesti měsíců ode dne, kdy byly uchazečem o zaměstnání společnosti RESPECT poskytnuty, pokud není s konkrétním uchazečem o zaměstnání domluveno jinak.

Požadavek poskytnutí osobních údajů

V rozsahu, v jakém je zpracování osobních údajů nezbytné pro splnění právní povinnosti správce anebo pro splnění smlouvy uzavřené mezi RESPECT a zaměstnancem (bývalým zaměstnancem) či členem voleného orgánu RESPECT, je poskytnutí osobních údajů zákonným, resp. smluvním požadavkem. Pokud osobní údaje nebudou poskytnuty, nemůže dojít ke smluvního vztahu mezi subjektem údajů a RESPECT.

V případě uchazečů o zaměstnání u RESPECT nejsou subjekty údajů povinny své osobní údaje poskytnout. Pokud však své osobní údaje neposkytnou, nemohou být v rámci výběrového řízení posouzeni z hlediska vhodnosti pro konkrétní pracovní pozici, o kterou se uchází, a nemůže s nimi být následně sjednána a uzavřena pracovní smlouva, příp. dohoda o provedení práce či dohoda o pracovní činnosti.   

Účel a právní základ zpracování

Účelem a právním základem zpracování osobních údajů akcionářů (včetně bývalých akcionářů) RESPECT je plnění zákonných povinností, které společnosti RESPECT vyplývají ze zákona č. 90/2012 Sb. o obchodních korporacích (zejména v souvislosti s povinností vést tzv. seznam akcionářů), jakož i z dalších právních předpisů (zejména v oblasti vedení veřejných rejstříků včetně rejstříku skutečných majitelů, v oblasti podnikání na kapitálových trzích, v oblasti plnění povinností vyplývajících z právních předpisů proti praní špinavých peněz apod.).

Příjemci osobních údajů

Údaje akcionářů RESPECT mohou být předávány v souvislosti s plněním zákonných povinností RESPECT následujícím příjemcům: veřejné rejstříky či jiné podobné evidence, jejich vedení je předepsáno právními přepisy, ostatním akcionářům v souvislosti s jejich právem na vydání opisu seznamu akcionářů, Centrálnímu depozitáři cenných papírů v souvislosti s vedením zaknihované emise akcií, auditorům či právním nebo daňovým poradcům, soudům či jiným orgánům veřejné správy ČR (v rámci výkonu jejich působnosti).

Zpracováním osobních údajů akcionářů RESPECT (včetně potencionálních klientů či jejich zástupců) mohou být pověřeni následující zpracovatelé: dodavatelé databázových či jiných informačních systémů používaných společností RESPECT, poskytovatelé datových úložišť, poskytovatelé archivačních služeb.

Doba uložení osobních údajů

Osobní údaje akcionářů RESPECT (včetně bývalých akcionářů) budou zpracovávány po celou dobu trvání společnosti. Osobní údaje vtělené do dokumentů, pro které jsou zvláštními právními předpisy předepsány delší archivační doby, jsou uchovávány po takto stanovené delší archivační doby.

Požadavek poskytnutí osobních údajů

V rozsahu, v jakém je zpracování osobních údajů akcionářů nezbytné pro splnění povinností vyplývajících společnosti RESPECT z právních předpisů, je poskytnutí osobních údajů povinné.

Účel a právní základ zpracování

Účelem zpracování osobních údajů klientů RESPECT (včetně potencionálních klientů) či zástupců, zaměstnanců či kontaktních osob klientů RESPECT je řádné projednání, uzavření a plnění smlouvy uzavřené mezi RESPECT a příslušným klientem.

Účelem zpracování osobních údajů klientů RESPECT (včetně potencionálních klientů) či zástupců, zaměstnanců či kontaktních osob klientů RESPECT může být též řádná příprava, projednání, uzavření, plnění a vymáhání (včetně likvidace případných pojistných událostí) smlouvy uzavřené mezi klientem RESPECT a pojišťovnou za přispění RESPECT jako pojišťovacího nebo investičního zprostředkovatele. V těchto případech může RESPECT zpracovávat osobní údaje z části jako správce (v tomto případě je právním základem zpracování oprávněný zájem RESPECT na řádném výkonu činnosti pojišťovacího zprostředkovatele), z části jako zpracovatel (např. jako zpracovatel pojišťovny).

V případech, kdy to je nezbytně nutné (např. v případě sjednávání smlouvy o životním pojištění) může RESPECT v souvislosti s výše uvedenými účely zpracovávat též údaje o zdravotním stavu klienta.

Příjemci osobních údajů

Osobní údaje klientů RESPECT (příp. jejich zástupců, zaměstnanců či kontaktních osob), které RESPECT zpracovává jako správce, mohou být předávány v souvislosti s plněním zákonných či smluvních povinností RESPECT následujícím příjemcům: pojišťovny, auditoři či právní nebo daňoví poradci, státní orgány (Česká národní banka, soudy, apod.)

Zpracováním osobních údajů klientů (včetně potencionálních klientů) či jejich zástupců, zaměstnanců či kontaktních osob mohou být pověřeni následující zpracovatelé: dodavatelé databázových či jiných informačních systémů používaných společností RESPECT, poskytovatelé datových úložišť, poskytovatelé archivačních služeb, podřízení pojišťovací zprostředkovatelé či vázaní zástupci spolupracující se společností RESPECT.

Doba uložení osobních údajů

Osobní údaje klientů RESPECT (bývalých klientů) či jejich zástupců, zaměstnanců či kontaktních osob jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu příslušného klienta k RESPECT a dále ještě po dobu, kdy mohou být uplatněna jakákoliv práva z těchto smluvních vztahů vyplývající nebo s nimi související. Osobní údaje vtělené do dokumentů, pro které jsou zvláštními právními předpisy předepsány delší archivační doby, jsou uchovávány po takto stanovené delší archivační doby.

Osobní údaje potencionálních klientů (či jejich zástupců) jsou uchovávány po dobu přípravy a vyjednávání podmínek eventuální smlouvy mezi RESPECT a takovým potencionálním klientem. Pokud k uzavření smlouvy nedojde, osobní údaje nejsou dále uchovávány. 

Požadavek poskytnutí osobních údajů

V rozsahu, v jakém je zpracování osobních údajů nezbytné pro přípravu, uzavření a plnění (příp. vymáhání) smlouvy mezi RESPECT a klientem (bývalým klientem) RESPECT je poskytnutí osobních údajů smluvním požadavkem. Pokud osobní údaje nebudou poskytnuty, nemůže dojít ke vzniku smluvního vztahu mezi klientem a RESPECT.

Účel a právní základ zpracování

Účelem a právním základem zpracování osobních údajů pojištěných, poškozených či škůdců, kteří sami nejsou klienty RESPECT, je řádný výkon činnosti RESPECT jako pojišťovacího zprostředkovatele anebo samostatného likvidátora pojistných událostí (zejména pak řádné provádění přípravných prací směřujících k uzavření pojistných smluv pro klienty RESPECT, pomoc při správě pojištění a vyřizování nároků klientů RESPECT z pojistných smluv nebo vykonávání činností samostatného likvidátora pojistných událostí).

V případě, že osobní údaje nejsou získány přímo od subjektů údajů, jsou získávány od pojištěných, kteří jsou klienty RESPECT, nebo od pojišťoven.

V těchto případech může RESPECT zpracovávat osobní údaje z části jako správce (v takovém případě je právním základem zpracování oprávněný zájem RESPECT na řádném výkonu činnosti pojišťovacího zprostředkovatele), z části jako zpracovatel (např. jako zpracovatel pojišťovny v případě, kdy RESPECT působí jako pojišťovací agent nebo samostatný likvidátor pojistných událostí).

V případech, kdy to je nezbytně nutné (např. v případě likvidace pojistné události spočívající ve škodě na zdraví) může RESPECT (jako zpracovatel pojišťovny či jako zpracovatel pojištěného, který je klientem RESPECT) v souvislosti s výše uvedenými účely zpracovávat též údaje o zdravotním stavu subjektů údajů.

Příjemci osobních údajů

Osobní údaje pojištěných, poškozených či škůdců, kteří nejsou klienty RESPECT, a které RESPECT zpracovává jako správce, mohou být předávány pouze pojišťovnám, příp. orgánům veřejné správy ČR (v rámci výkonu jejich působnosti).

Zpracováním (či dalším zpracováním) osobních údajů pojištěných, poškozených či škůdců, kteří nejsou klienty RESPECT, mohou být pověřeni následující zpracovatelé: dodavatelé databázových či jiných informačních systémů používaných společností RESPECT, poskytovatelé datových úložišť, poskytovatelé archivačních služeb, podřízení pojišťovací zprostředkovatelé spolupracující se společností RESPECT.

Doba uložení osobních údajů

Osobní údaje pojištěných, poškozených či škůdců, kteří nejsou klienty RESPECT, mohou být zpracovávány po dobu trvání pojistné smlouvy, k níž se vztahují, nebo po dobu do vyřízení likvidace příslušné pojistné události, k níž se vztahují, a dále ještě po dobu, kdy mohou být uplatněna jakákoliv práva z příslušné pojistné smlouvy (likvidované pojistné události) vyplývající nebo s nimi související.

Požadavek poskytnutí osobních údajů

Zpracování osobních údajů pojištěných, poškozených či škůdců, kteří nejsou klienty RESPECT, není zákonným ani smluvním požadavkem. Bez zpracování těchto údajů však RESPECT nemůže v plném rozsahu poskytovat veškeré služby tvořící součást činnosti pojišťovacího zprostředkovatele anebo samostatného likvidátora pojistných událostí.

Účel a právní základ zpracování

Účelem zpracování osobních údajů obchodních partnerů RESPECT (jejich zástupců, zaměstnanců či kontaktních osob) je řádné projednání, uzavření a plnění smlouvy uzavřené mezi RESPECT a příslušným obchodním partnerem.

Příjemci osobních údajů

Údaje obchodních partnerů RESPECT (příp. jejich zástupců, zaměstnanců či kontaktních osob) mohou být předávány v souvislosti s plněním zákonných či smluvních povinností RESPECT následujícím příjemcům: Česká národní banka (např. v případě podřízených pojišťovacích zprostředkovatelů) pojišťovny, auditoři a daňoví či právní poradci

Zpracováním osobních údajů obchodních partnerů (příp. jejich zástupců, zaměstnanců či kontaktních osob) mohou být pověřeni následující zpracovatelé: dodavatelé databázových či jiných informačních systémů používaných společností RESPECT, poskytovatelé datových úložišť, poskytovatelé archivačních služeb, podřízení pojišťovací zprostředkovatelé spolupracující se společností RESPECT.

Doba uložení osobních údajů

Osobní údaje obchodních partnerů RESPECT (příp. jejich zástupců, zaměstnanců či kontaktních osob) jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu mezi RESPECT a příslušným obchodním partnerem a dále ještě po dobu, kdy mohou být uplatněna jakákoliv práva z těchto smluvních vztahů vyplývající nebo s nimi související. Osobní údaje vtělené do dokumentů, pro které jsou zvláštními právními předpisy předepsány delší archivační doby, jsou uchovávány po takto stanovené delší archivační doby.

Požadavek poskytnutí osobních údajů

V rozsahu, v jakém je zpracování osobních údajů nezbytné pro přípravu, uzavření a plnění (příp. vymáhání) smlouvy mezi RESPECT a obchodním partnerem je poskytnutí osobních údajů smluvním požadavkem. Pokud osobní údaje nebudou poskytnuty, může to mít za následek nemožnost vzniku smluvního vztahu mezi příslušným obchodním partnerem a RESPECT.